การจัดลำดับความสำคัญด้วย Eisenhower Matrix
การจัดการเวลาและงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องสำคัญสำหรับนักเรียนและคนทำงาน โดยเฉพาะเมื่อมีงานหลายอย่างที่ต้องทำพร้อมกัน การใช้เครื่องมือช่วยจัดลำดับความสำคัญอย่าง Eisenhower Matrix จะช่วยให้น้อง ๆ จัดการงานได้อย่างเป็นระบบ และทำให้งานสำคัญเสร็จทันเวลา บทความนี้จะพาน้องไปรู้จักกับ Eisenhower Matrix และวิธีการใช้งานเพื่อการเรียนที่มีประสิทธิภาพ
Eisenhower Matrix คืออะไร?
Eisenhower Matrix หรือ Decision Matrix เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยแบ่งงานออกเป็น 4 ส่วน ตามความเร่งด่วนและความสำคัญ แบ่งเป็นดังนี้
- เร่งด่วนและสำคัญ (Urgent and Important): งานที่ต้องทำทันที
- ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ (Not Urgent but Important): งานที่มีความสำคัญ แต่สามารถทำได้ภายหลัง
- เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (Urgent but Not Important): งานที่ควรจัดให้คนอื่นทำ
- ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (Not Urgent and Not Important): งานที่สามารถตัดทิ้งหรือลดเวลาให้กับมัน
วิธีใช้ Eisenhower Matrix ในการจัดการงาน
การใช้ Eisenhower Matrix จะช่วยให้น้องมองเห็นภาพรวมของงานและสามารถจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยขั้นตอนการใช้งานมีดังนี้
1.เขียนรายการงานทั้งหมด
เริ่มจากการ เขียนรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำ ไม่ว่าจะเป็นงานบ้าน งานเรียน หรือกิจกรรมอื่น ๆ รวมถึงงานที่ได้รับมอบหมายจากอาจารย์และโครงการต่าง ๆ เมื่อมีรายการงานทั้งหมดแล้ว น้องจะสามารถนำงานไปจัดลำดับความสำคัญในแต่ละช่องของ Eisenhower Matrix ได้ง่ายขึ้น
2.จัดกลุ่มงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
หลังจากที่ได้รายการงานแล้ว ให้น้องจัดงานแต่ละชิ้นตามความเร่งด่วนและความสำคัญใน Eisenhower Matrix โดยแยกงานเป็น 4 กลุ่มดังนี้
- เร่งด่วนและสำคัญ: งานที่มีเวลาจำกัดและส่งผลต่อผลการเรียน เช่น การทำรายงานที่ต้องส่งในวันพรุ่งนี้
- ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ: งานที่ส่งผลระยะยาวต่ออนาคต เช่น การเตรียมตัวสอบปลายภาค
- เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: งานที่สามารถให้คนอื่นช่วยได้ เช่น การประสานงานกิจกรรมในกลุ่ม
- ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: งานที่ไม่ได้ส่งผลต่อผลการเรียนหรืออนาคต เช่น การเล่นเกมหรือดูซีรีส์
3. ลงมือทำงานในแต่ละกลุ่ม
เมื่อจัดงานในแต่ละกลุ่มแล้ว น้องสามารถลงมือทำงานตามลำดับความสำคัญได้ดังนี้
- งานเร่งด่วนและสำคัญ: ทำทันที เนื่องจากเป็นงานที่ต้องเสร็จภายในเวลาจำกัดและมีผลกระทบมาก
- งานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ: วางแผนและจัดเวลาให้เหมาะสม เช่น การเตรียมตัวสอบ หรืองานวิจัยที่มีเวลายาว
- งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: มอบหมายให้คนอื่นทำหรือหาทางลดความสำคัญของงานเหล่านี้
- งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: พิจารณาตัดหรือลดเวลาในการทำ เพื่อไม่ให้เป็นภาระ
เทคนิคเสริมในการจัดการงานด้วย Eisenhower Matrix
1.ใช้การวางแผนล่วงหน้า
การวางแผนล่วงหน้าช่วยให้น้องสามารถรับมือกับงานที่ต้องทำได้อย่างเป็นระบบ น้องควรจัดตารางงานรายวันหรือรายสัปดาห์ พร้อมใช้ Eisenhower Matrix เป็นตัวช่วยในการตัดสินใจว่าจะทำงานไหนก่อน
2.จัดการกับสิ่งรบกวน
สิ่งรบกวน เช่น โทรศัพท์ หรือสื่อสังคมออนไลน์ อาจทำให้น้องเสียเวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน น้องควรปิดสิ่งรบกวนเหล่านี้เมื่อต้องทำงานที่อยู่ในกลุ่ม "เร่งด่วนและสำคัญ" หรือ "ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ"
การใช้ Eisenhower Matrix ช่วยให้น้องสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการแยกงานออกเป็นกลุ่มตามความเร่งด่วนและความสำคัญ การวางแผนล่วงหน้าและจัดการสิ่งรบกวนก็เป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น ลองนำเทคนิคนี้ไปใช้ในการจัดการการเรียนและการทำงาน แล้วน้องจะสามารถจัดการงานได้ดีขึ้นและมีเวลาเหลือมากขึ้น
